Hallo, ich heiße Tim und habe am 1. September 2016 meine Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement bei Axians IT Solutions in der Geschäftsstelle Düsseldorf angefangen. Nach nun annähernd zwei Jahren im Betrieb habe ich genug Erfahrung gesammelt, um den Alltag eines Kaufmannes für Büromanagement in der GS Düsseldorf zu beschreiben.

Das Bürogebäude befindet sich inmitten des wunderschönen Medienhafens, weshalb das alltägliche Erscheinen zum Arbeitsplatz eine wohlkommende Erholung für den späteren Stress darstellt. Dieser ist vielleicht als Kaufmann für Büromanagement nicht ganz so ausgeprägt wie beispielsweise bei den Vertrieblern oder Programmierern, aber ab und zu gibt es dann doch Tage, an denen der Stresspegel sehr hoch ist.

Da in der Düsseldorfer Geschäftsstelle traditionell immer nur ein einziger Kaufmann für Büromanagement angestellt ist, wird man von seinen Kollegen immer ganz liebevoll als „Gute Seele der GS Düsseldorf“ bezeichnet. Subjektiv betrachtet werde ich so genannt, weil ich stets gut gelaunt bin und immer unbeschwert auf der Arbeit erscheine.

Objektiv betrachtet wird man aber wohl eher so bezeichnet, da man dafür sorgt, dass sich die Kunden bzw. Besucher unserer Geschäftsstelle und Kollegen wohlfühlen.

Dies läuft daraus hinaus, dass ich stets ein Auge auf alle möglichen Verbrauchsmaterialien werfen und eventuell nachbestellen muss (z.B. Getränke; Handseife; etc.) oder aber alle externen Besucher (egal ob Kunden oder andere Geschäftspartner) betreue und zu ihrem internen Ansprechpartner begleite.

Das ist natürlich eine perfekte Gelegenheit um etwas Small-Talk zu führen und so seinen Gegenüber und die Firma, bei der er angestellt ist, besser kennenzulernen.

Allerdings ist es manchmal schwer möglich jeden einzelnen Kunden gleich herzlich zu empfangen. Ab und zu, wenn Meetings anstehen und im Minutentakt neue Kunden eintreffen, muss man ständig hin und her laufen und kann sich nicht für jeden die Zeit nehmen, die man sich gerne nehmen würde.

Dies ist einer der bereits oben beschriebenen Faktoren, welche den Stresspegel rasch ansteigen lassen können. Zumal Meetings erstmal organisiert und vorbereitet werden müssen, was ebenfalls in meinen Aufgabenbereich fällt. Da die Organisation und Vorbereitung eines Meetings nicht immer reibungslos verlaufen kann, ist es wichtig die Ruhe zu bewahren und alles genau durchzuplanen, wobei es nicht schadet, sich einen Plan B oder C vorher überlegt zu haben.

Außerdem gehören zu den typischen Tätigkeiten als „Gute Seele“, neben den klassischen Azubi-Aufgaben, wie Spülmaschine ausräumen oder Kaffeemaschine reinigen, dass man Pakete annimmt und den Empfänger darüber informiert, meistens über eine kurze Mail, dass sein(e) Paket(e) angekommen sind, sowie Pakete ebenfalls zu versenden.

Letzteres wird von unserer Hauptzentrale aus Ulm koordiniert, weshalb ich lediglich eine E-Mail an unsere Logistik schicken muss, die das Gewicht und die genauen Maße des Paketes, sowie die Empfangsadresse enthält.

Der Posteingang ist hier auch recht einfach geregelt. Man muss eigentlich nur vier Dinge beachten:

1. Werbung/Dialogpost kann man fast immer wegschmeißen, trotzdem muss der Empfänger zunächst informiert werden
2. Bestellungen muss man an den VB (Vertriebler) weiterleiten
3. Rechnungen müssen, nach einer Überprüfung, ob sie korrekt sind, kopiert und das Original zur Hauptzentrale geschickt werden. Die Kopie wird bei uns abgelegt.
4. Alles, was nicht zu diesen drei Kategorien gehört, wird in die verschiedenen Ordner eingeheftet

Neben dem Posteingang gehört der Postausgang logischerweise ebenfalls in meinen Aufgabenbereich.

Hierfür muss man eigentlich nur die richtige Frankierung kennen und wissen, welche Person man wann und wie anschreibt, was in den ersten Wochen noch eine Herausforderung war, inzwischen jedoch problemlos funktioniert.

Mit zu den vertrauenswürdigsten und wichtigsten Aufgaben gehört ebenso die Erstellung von Angeboten und Rechnungen an Kunden.

Da dies jedoch in erster Linie dem Tätigkeitsbereich der VBs und den IT-Systemkaufleuten entspricht, kümmert man sich darum eigentlich nur, wenn eben jene Kollegen überlastet, im Urlaub oder auf Geschäftsreisen sind.

Man ist dann also quasi ein Aushilfs-Angebotsersteller und Aushilfs-Rechnungsersteller.

Neben all diesen Aufgaben kommen noch solche hinzu, welche eher unregelmäßig anstehen: Die Organisation des Rebrandings in der GS Düsseldorf; die Organisierung einer Weihnachtsfeier; Vorbereitung und Durchführung eines Umzugs; Vernichtung von alten Dokumenten und Sortierung der Ablage.

Im Allgemeinen kann man also sagen, dass Kaufleute für Büromanagement in der GS Düsseldorf durchaus eine wichtige Funktion haben, da diese den VBs und dem VB-Innendienst den Rücken freihalten, wodurch sie sich voll und ganz auf ihre Aufträge und ihre Umsatzerzielung konzentrieren können. Deshalb wird man zurecht als „Gute Seele der GS Düsseldorf“ bezeichnet.

Ich hoffe, ich konnte euch ein genaues Bild darüber geben, wie der Arbeitsalltag als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement in der GS Düsseldorf aussieht.